Oggi le aziende puntano a comunicare al loro interno e il resto del mondo in modo sempre più facile, veloce e sicuro. La scelta del centralino telefonico riveste – in quanto perno su cui ruota la comunicazione – un valore strategico in un’ottica di performance d’impresa. Come scegliere il centralino? E verso quale soluzione orientarsi? NetValue risponde a queste domande, puntando l’attenzione su alcuni aspetti di cui assolutamente occorre tenere conto.

Da dove cominciare.

Dall’azienda, innanzitutto. Occorre possedere una serie di dati tecnici-quantitativi, tra cui linee, interni, risorse. Inoltre, è necessario sapere quali saranno le esigenze della struttura organizzativa in cui inserire il centralino (es.: servizi, funzioni richieste, applicazioni, numero sedi ed eventuali telelavoratori). Infine, è importante conoscere l’architettura della rete telefonica esistente.

Perché il “vecchio centralino” ha fatto il suo tempo.

I centralini ISDN/analogici – seppur ancora in dotazione in numerose realtà -risentono di scarsa flessibilità e adattabilità alle nuove dinamiche aziendali che presuppongono cambiamenti frequenti delle strutture organizzative e logistiche. Un esempio per tutti: “il vecchio centralino” non può essere integrato con sistemi online esterni, come CRM e gestionali. Inoltre, risulta difficile gestire soluzioni multisede e postazioni remote (es: smart working). Al contrario, i centralini di nuova generazione assicurano:

• risparmio economico rispetto ai canoni fissi e agli investimenti;
• flessibilità e personalizzazione del sistema;
• scalabilità e interoperabilità con telefoni di diversi produttori.

Perché scegliere i centralini VoIP.

I centralini VoIP (IP-PBX) si basano su una soluzione software che offre una gamma di funzioni e integrazioni aggiuntive a garanzia di una migliore comunicazione all’interno del luogo di lavoro:

• i terminali telefonici (telefoni fisici o virtuali) utilizzano la rete cablata o wi-fi.
• I traslochi interni sono facili e non onerosi, basta spostare un telefono e collegarlo a una presa LAN.
• L’integrazione con sistemi informatici esterni (rubriche telefoniche centralizzate, sistemi gestionali – CRM, gestione documentale) si presenta come un normale sviluppo software.

Le soluzioni VoIP permettono la gestione ottimizzata di segreteria, citofoni, code di telefonate. È possibile utilizzare altoparlanti esterni per messaggistica, comunicazione, allarmi; tracciare/abilitare/filtrare le chiamate e addirittura gestire i cellulari come fossero interni.

 IP-PBX: cosa bisogna sapere.

Gli IP-PBX si dividono in due tipologie: on premise, ovvero fisico, in sede cliente e virtuale.

La tipologia on premise è legata al tipo di linea telefonica verso la rete pubblica (RTG, ISDN BRI e PRI, VoIP) che è disponibile in sede cliente. Come per i PBX tradizionali, bisogna disporre di un locale idoneo per l’installazione del centralino e un’opportuna alimentazione protetta.

Gli IP-PBX virtuali utilizzano servizi in cloud spesso condivisi; il collegamento con i terminali IP in sede cliente è realizzato per mezzo di connessioni di rete ad elevato grado di sicurezza. Scalabilità, pay per use e collegamento alla larga banda che sta raggiungendo sempre un maggior numero di sedi sono alcune delle carte vincenti di questa tipologia.

II vantaggio di scegliere una soluzione cloud.

È ideale in scenari con attività di telemarketing, smart-working, sedi periferiche, aperture stagionali, postazioni temporanee o mobili. L’ufficio smart esprime un modus operandi che fa riferimento all’insieme di dispositivi, applicazioni e infrastrutture digitali permettendo di collaborare in modo efficiente in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo. Nell’ambito del digital workplace sono tre le caratteristiche da soddisfare: sicurezza, produttività, soluzioni tecnologiche di comunicazione e collaborazione. Il centralino cloud è la cerniera tra tool di collaborazione e di comunicazione: assicura la protezione e la riservatezza dei dati aziendali (crittografia della voce); facilita l’incremento di produttività grazie alla possibilità di svolgere ovunque il proprio lavoro.  Questi punti di forza si ritrovano nel cloud proposto da NetValue: NVUC. Utilizza una piattaforma sicura ed affidabile, installata presso le server farm Amazon Web Services che risponde alle normative europee (compliant GDPR). Supporta svariate tipologie di telefoni IP e di softphone che possono essere installati su diverse tipologie di dispositivi.

Case history: la soluzione NetValue per Newpenta Service.

Newpenta Service è leader nella posta commerciale e distribuzione di volantini (recapito di migliaia di volantini ogni ora) con filiali operative nel centro-nord Italia. I processi di gestione e pianificazione sono coordinati dalla sede centrale di Monza, all’interno del Newpenta Lab: è il centro del pensiero creativo e tecnologico dell’azienda, dove è nato il primo software a marchio Newpenta Service, il JOG AND POST System^©.

Per mantenere i contatti con le sedi, i collaboratori, i clienti, i fornitori e gestire i fax in automatico Newpenta per la scelta del centralino si è affidata A NetValue. In collaborazione con S.In.tec abbiamo rilevato le necessità ed installato risorse IP on premise (telefoni, citofoni, virtual phone) che offrono massima affidabilità e scalabilità nel tempo. Aprire, chiudere, spostare magazzini e risorse è diventato semplice; lo stesso vale per la gestione delle chiamate tra le diverse sedi sia in base al carico lavorativo che all’orario. L’integrazione con i sistemi citofonici ha consentito un’ottimizzazione delle risorse aumentando la sicurezza. Newpenta può accentrare e gestire le chiamate dall’headquarter tramite personale specializzato, fornendo alla clientela numerazioni telefoniche locali per ogni singola sede, in modo da mantenere uno stretto legame territoriale. La crescita del sistema è avvenuta linearmente con lo sviluppo dell’azienda. La società non ha affrontato alcun investimento iniziale dal momento che i tempi per gli ampliamenti sono veloci ed effettuati solo a fronte di reali necessità.

Grazie alle competenze tecniche, tra cui “Certified Engineer SNOM”, all’esperienza sul campo e alla presenza sul territorio NetValue è in grado di progettare, installare, erogare e gestire la soluzione che più si adatta alle esigenze del cliente.